Sistem za prijavljanje goljufij je javno dostopen spletni informacijski sistem, po katerem je mogoče Evropskemu uradu OLAF poslati informacije, relevantne za boj proti goljufijam, korupciji in drugim nezakonitim dejavnostim, ki škodijo finančnim in drugim interesom Evropske unije. Vsa sporočila shrani administrativno osebje skupine za zagotavljanje kakovosti (QAT) OLAF.C.1, nekatera analizirajo sektorji OLAF.0.1, druga uporabijo preiskovalci operativnih direktoratov OLAF.A in OLAF.B. Pomembni podatki se zabeležijo in obdelujejo po standardnih postopkih.
Obdelani predloženi podatki ne bodo uporabljeni za samodejno sprejemanje odločitev, vključno z oblikovanjem profilov.
Pravna podlaga za ta postopek obdelave so Uredba št.883/2013, Uredba št.2185/96 in Uredba št.2988/95 v skladu s členom5(1)(a) Uredbe(EU) 2018/1725.
Urad OLAF zbira informacije, ki jih uporabniki sistema prostovoljno vpišejo v vprašalnik, tudi prosto pripisano besedilo. Če se uporabnik odloči registrirati za nadaljnje komuniciranje, zbira urad OLAF tudi vse dodatne informacije, poslane med nadaljnjim komuniciranjem urada OLAF z uporabnikom. Te informacije so shranjene na posebnem strežniku in se uporabljajo kot vir obveščevalnih podatkov/dokazov.
Urad OLAF poleg tega zbira še naslednje informacije o uporabnikih sistema: datum in čas sporočila, izbrani jezik, vsebino sporočila, ki lahko vsebuje tudi njihove osebne podatke.
Dostop do teh podatkov ima odgovorno osebje služb OLAF C.1 (QAT), 0.1 ter A in B. Poleg tega se lahko informacije, ki ne sodijo v pristojnost urada OLAF in ne zadoščajo, da bi urad OLAF upravičeno začel preiskavo ali koordinacijo zadeve, ali ki ne sodijo v okvir prednostnih nalog preiskovalne politike OLAF, posredujejo ustreznim službam v institucijah, organih, uradih in agencijah EU ter ustreznim organom za boj proti goljufijam v državah članicah.
Za varovanje vaših osebnih podatkov smo sprejeli številne tehnične in organizacijske ukrepe. Tehnični ukrepi vključujejo ustrezne ukrepe za obravnavo spletne varnosti, tveganje izgube podatkov, spremembo podatkov ali nepooblaščen dostop, pri čemer se upošteva tveganje, ki ga predstavljata obdelava in narava podatkov, ki se obdelujejo. Organizacijski ukrepi vključujejo omejevanje dostopa do podatkov pooblaščenim osebam z legitimno potrebo po seznanitvi z nameni tega postopka obdelave.
Vaši osebni podatki se lahko hranijo v spisih urada OLAF, ki se hranijo največ 15 let po tem, ko je bila zadeva zavržena ali po zaključku postopka preiskave ali usklajevanja.
Neustrezna in nesmiselna sporočila takoj izbrišemo.
Imate pravico zahtevati dostop do svojih osebnih podatkov, njihov popravek, izbris ali omejitev njihove obdelave. Poleg tega imate pravico zavrniti obdelavo svojih podatkov.
Vse zahteve za izvajanje ene od navedenih pravic je treba nasloviti neposredno na upravljavca podatkov (OLAF-FMB-DATA-PROTECTION@ec.europa.eu). Če želite uveljavljati svoje pravice v okviru enega ali več specifičnih postopkov obdelave ali spisov, te jasno navedite v vašem zahtevku.
Uporabljajo se lahko izjeme in omejitve na podlagi Uredbe (EU) 2018/1725 in ustreznih sklepov Komisije.
Za vprašanja v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 se lahko obrnete na pooblaščeno osebo urada OLAF za varstvo podatkov (OLAF-FMB-DPO@ec.europa.eu).
Če menite, da je urad OLAF z obdelavo vaših osebnih podatkov kršil vaše pravice iz Uredbe (EU) 2018/1725, se lahko pritožite Evropskemu nadzorniku za varstvo podatkov (edps@edps.europa.eu).