Systém oznamovania podvodov je verejnosti prístupný ako webový informačný systém, ktorým sa môžu úradu OLAF zasielať informácie, ktoré môžu mať význam z hľadiska boja proti podvodom, korupcii a ostatným formám protiprávneho konania poškodzujúcim finančné a iné záujmy EÚ. Všetky správy zaznamenávajú administratívni zamestnanci tímu na zabezpečovanie kvality z útvaru OLAF C.1. Niektoré z týchto správ analyzujú špecializovaní zamestnanci útvaru OLAF 0.1, ktorí sa zaoberajú výberom, a niektoré ďalej skúmajú vyšetrovatelia z operatívnych riaditeľstiev OLAF A a OLAF B. Relevantné informácie sa zapisujú a spracúvajú v súlade so štandardnými postupmi.
Spracované údaje nebudú predmetom automatizovaného rozhodovania ani profilovania.
Právnym základom tohto spracúvania je nariadenie 883/2013, nariadenie 2185/96 anariadenie 2988/95 v súlade s článkom 5 ods. 1 písm. a) nariadenia (EÚ) 2018/1725.
Úrad OLAF zhromažďuje informácie, ktoré používatelia systému dobrovoľne uviedli vdotazníku vrátane poľa na zadávanie ľubovoľného textu. Ak sa používateľ rozhodne pre ďalšiu komunikáciu, úrad OLAF zhromaždí ďalšie informácie zaslané v rámci následnej komunikácie úradu OLAF s používateľom. Tieto informácie sa zaznamenávajú na vyhradenom serveri a použijú ako zdroj informácií/dôkazov.
Úrad OLAF zbiera o používateľoch systému aj tieto informácie: dátum a čas odoslania správy, výber jazyka a obsah správy, ktorá môže obsahovať osobné údaje používateľa.
Zodpovedný útvar OLAF C.1. Prístup k údajom majú zamestnanci tímu na zabezpečovanie kvality, útvarov OLAF 0.1 a OLAF A a B. Okrem toho informácie, ktoré nespadajú do pôsobnosti úradu OLAF, t. j., ktoré nie sú dostatočné na odôvodnenie vyšetrovania alebo koordinácie prípadu zo strany úradu OLAF alebo ktoré nepatria medzi priority politiky vyšetrovania úradu OLAF, môžu byť posunuté príslušným útvarom inštitúcií, orgánov, kancelárií a agentúr EÚ a príslušným orgánom boja proti podvodom v členských štátoch.
Na ochranu vašich osobných údajov bolo prijatých niekoľko technických a organizačných opatrení. Súčasťou technických opatrení sú primerané opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracovanie a povaha spracúvaných údajov. Korganizačným opatreniam patrí obmedzenie prístupu k údajom len pre oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely tohto spracovania.
Vaše osobné údaje môžu byť uchované vsúboroch úradu OLAF, ktoré sa ukladajú počas obdobia maximálne 15 rokov po zamietnutí prípadu alebo, ak sa otvorilo vyšetrovanie alebo prípad koordinácie, 15 rokov po jeho uzavretí.
Nevhodné azbytočné správy budú vymazané okamžite.
Máte právo požiadať o prístup k svojim osobným údajom, ich opravu alebo vymazanie či oobmedzenie ich spracúvania. Okrem toho máte právo vzniesť voči ich spracúvaniu námietky.
Všetky žiadosti o uplatnenie niektorého z týchto práv treba zaslať prevádzkovateľovi (OLAF- FMB-DATA-PROTECTION@ec.europa.eu). Ak si želáte uplatňovať svoje práva vrámci jedného alebo viacerých postupov spracúvania či súborov, uveďte v žiadosti ich opis a príslušné referenčné čísla.
Na tieto práva sa môžu uplatňovať výnimky a obmedzenia na základe nariadenia (EÚ) 2018/1725 a príslušných rozhodnutí Komisie.
Pokiaľ ide o záležitosti súvisiace so spracúvaním vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, môžete sa obrátiť na úradníka pre ochranu údajov úradu OLAF (OLAF-FMB-DPO@ec.europa.eu).
Ak sa domnievate, že vaše práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 boli v dôsledku spracúvania vašich osobných údajov úradom OLAF porušené, máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (edps@edps.europa.eu).