Het fraudemeldsysteem (Fraud Notification System, FNS) is een webgebaseerd informatiesysteem waarmee iedereen informatie naar OLAF kan sturen over fraude, corruptie of andere illegale activiteiten die de financiële of andere belangen van de EU kunnen schaden. Alle berichten worden geregistreerd door het Quality Assurance Team (QAT) van eenheid OLAF.C.1. Sommige berichten worden geanalyseerd door selectiepersoneel van eenheid OLAF.0.1, andere worden verder onderzocht door opsporingsbeambten van de operationele afdelingen OLAF.A en OLAF.B. Relevante informatie wordt volgens standaardprocedures geregistreerd en verwerkt.
De verwerkte gegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering.
De wetsgrond voor deze verwerking is Verordening 883/2013, Verordening 2185/96, en Verordening 2988/95, overeenkomstig artikel 5, lid 1, onder (a), van Verordening 2018/1725.
OLAF verzamelt informatie die gebruikers van het systeem vrijwillig in een formulier invullen, dat ook een vrijetekstveld bevat. Indien u zich registreert voor verdere communicatie, verzamelt OLAF ook alle informatie die in de verdere communicatie tussen u en OLAF wordt uitgewisseld. Deze informatie wordt opgeslagen op een speciale server en wordt gebruikt als bron van inlichtingen.
OLAF verzamelt ook de volgende informatie over de gebruikers van het systeem: datum en tijdstip van het bericht, gekozen taal, inhoud van de berichten met inbegrip van eventuele persoonsgegevens.
De bevoegde medewerkers van eenheid OLAF.C.1. (QAT), 0.1, A en B hebben toegang. Verder kan informatie die niet onder de bevoegdheid van OLAF valt, die onvoldoende is om een onderzoek of zaak bij OLAF te openen, of die niet onder de onderzoeksbeleidsprioriteiten (IPP) van OLAF valt, worden doorgegeven aan de bevoegde diensten van de instellingen, organen, bureaus en agentschappen van de EU, en aan de bevoegde fraudebestrijdingsdiensten in de EU-lidstaten.
Uw persoonsgegevens worden beschermd met een aantal technische en organisatorische maatregelen. De technische maatregelen voorzien in een adequaat niveau van netwerkbeveiliging en bescherming van uw gegevens tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang, gelet op de risico's van de verwerking en de aard van de verwerkte gegevens. De organisatorische maatregelen houden in dat uw gegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens moeten kennen met het oog op de selectie.
Uw persoonlijke gegevens kunnen worden bewaard in de dossiers van OLAF gedurende maximaal 15 jaar na afwijzing of, indien een onderzoeks- of coördinatiezaak werd geopend, na de sluiting ervan.
Ongepaste en nutteloze berichten worden onmiddellijk verwijderd.
U heeft het recht om te verzoeken om inzage of rectificatie van uw persoonsgegevens, of om deze te wissen of de verwerking ervan te beperken. U kunt ook bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens.
U dient zo'n verzoek te richten tot de verwerkingsverantwoordelijke (OLAF-FMB-DATA-PROTECTION@ec.europa.eu). U dient aan de hand van een of meer beschrijvingen of referentienummers te vermelden op welke verwerking(en) of dossier(s) uw verzoek betrekking heeft.
Op grond van Verordening (EU) 2018/1725 en de desbetreffende uitvoeringsbesluiten van de Commissie kunnen uitzonderingen en beperkingen gelden.
Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming van OLAF (OLAF-FMB-DPO@ec.europa.eu).
U heeft het recht zich te wenden tot de Europees Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu) als u meent dat uw rechten uit hoofde van Verordening (EG) 2018/1725 zijn geschonden door de verwerking van uw persoonsgegevens door OLAF.