A csalásbejelentő rendszer (Fraud Notification System, FNS) webalapú szolgáltatás, melynek internetes felületén a polgárok az Európai Csalás Elleni Hivatalhoz (OLAF) fordulhatnak, ha a csalás, a korrupció és az EU pénzügyi és egyéb érdekeire kiható más jogellenes tevékenységek elleni küzdelem szempontjából releváns információkkal rendelkeznek. A bejövő üzeneteket az OLAF C.1-es szervezeti egységének minőségbiztosítási csoportja rögzíti. Ezt követően az üzenetek egy részét a 01-es szervezeti egység kiválasztással foglalkozó munkatársai (válogatók) elemzik saját hatáskörükben, vagy pedig továbbítják őket részletes vizsgálatra az A és a B operatív igazgatóság munkatársainak. A releváns információk rögzítése és feldolgozása szabályozott eljárás alapján történik.
A kezelt adatok nem képezik automatizált döntéshozatal tárgyát, ebbe a profilalkotást is beleértve.
Ennek az adatkezelési műveletnek a jogalapja a 883/2013/EU rendelet, a 2185/96/Euratom, EK rendelet és a 2988/95/EK, Euratom rendelet, az (EU) 2018/1725 rendelet 5. cikke (1) bekezdésének a) pontjával összhangban.
Az OLAF szabad szöveges mezőt is tartalmazó kérdőíven gyűjti be a csalásbejelentő rendszer felhasználóitól az általuk önkéntesen megadott információkat. Ha a felhasználó úgy dönt, hogy további tájékoztatást kér, az OLAF gyűjti a felhasználóval folytatott további kommunikációja során még benyújtott információkat is. Az információkat az OLAF külön szerveren tárolja, és az eljárások során forrásanyagként/bizonyítékként használja.
Az OLAF emellett az alábbi adatokat is tárolja a csalásbejelentő rendszer felhasználóival kapcsolatban: az üzenetek dátuma, a bejelentéshez választott nyelv, az üzenetek tartalma (ideértve az esetleges személyes adatokat is).
A felelős szervek, így az OLAF C.1-es szervezeti egysége (minőségbiztosítási csoport), valamint a 01-es egység és az A és a B operatív igazgatóság munkatársai rendelkeznek hozzáféréssel. Azokat az információkat, amelyekkel kapcsolatban az OLAF-nak nincs vizsgálati hatásköre, amelyek elégtelennek bizonyulnak ahhoz, hogy indokolttá tegyék vizsgálat vagy koordinációs ügy megindítását, illetve amelyek nem tartoznak az OLAF vizsgálati gyakorlati prioritásai közé, a hivatal továbbíthatja az EU illetékes intézményeinek, szerveinek, hivatalainak és ügynökségeinek, valamint a tagállamok illetékes csalás elleni hatóságainak.
A felhasználók személyes adatainak védelme érdekében az OLAF számos technikai és szervezeti intézkedést léptetett életbe. A technikai intézkedések között említhetjük azokat, amelyek az online biztonságról, az adatvesztés és -módosulás kockázata elleni, illetve a jogosulatlan hozzáférés elleni védelemről hivatottak gondoskodni, figyelembe véve azt, hogy az adatkezelés milyen kockázatot jelent, és milyen jellegű adatok kezeléséről van szó. A szervezeti intézkedések közé tartozik az, hogy az adatokhoz csak azok a feljogosított személyek férhetnek hozzá, akiknek erre indokoltan szükségük van a kezelési művelet végrehajtásához.
Az OLAF az aktáiban szereplő személyes adatokat max. 15 évig őrzi meg attól az időponttól számítva, hogy a vonatkozó ügyet elutasította vagy (a vizsgálatot vagy koordinációs eljárást követően) lezárta.
A sértő vagy értelmetlen üzeneteket azonnal töröljük.
Önnek joga van hozzáférni személyes adataihoz, illetve azokat helyesbíttetni, töröltetni, és joga van az adatkezelés korlátozásához is. Joga van továbbá ahhoz, hogy tiltakozzon az adatai kezelése ellen.
Az e jogok bármelyikének gyakorlására irányuló kérelmeket az adatkezelőhöz kell intézni a következő e-mail-címen: OLAF-FMB-DATA-PROTECTION@ec.europa.eu. Ha Ön élni szeretne jogaival egy vagy több adatkezelési művelet vagy dosszié tekintetében, kérjük, kérésében adja meg az adott művelet(ek)/dosszié(k) leírását és hivatkozását.
Egyes esetekben az (EU) 2018/1725 rendelet és a vonatkozó bizottsági határozatok alapján kivételek és korlátozások alkalmazandók.
Személyes adatainak az (EU) 2018/1725 rendelet szerinti kezeléséhez kapcsolódó kérdésekkel, problémákkal az OLAF adatvédelmi tisztviselőjéhez fordulhat ezen a címen: OLAF-FMB-DPO@ec.europa.eu.
Ha úgy gondolja, hogy személyes adatainak kezelése során az OLAF megsértette az (EU) 2018/1725 rendelet alapján Önt megillető jogokat, az európai adatvédelmi biztoshoz fordulhat jogorvoslatért ezen a címen: (edps@edps.europa.eu).