Sustav za obavješćivanje o prijevarama (FNS) dostupan je javnosti kao internetski informacijski sustav za dostavljanje informacija OLAF-u koje bi mogle biti od potencijalne važnosti u borbi protiv prijevara, korupcije i drugih nezakonitih aktivnosti koje utječu na financijske i druge interese EU-a. Administrativno osoblje tima za osiguravanje kvalitete (QAT) odjela OLAF.C.1. bilježi sve poruke, od kojih neke analiziraju selektori odjela OLAF.0.1., a određeni broj tih poruka dalje obrađuju istražitelji iz operativnih direktorata OLAF.A i OLAF.B. Relevantne se informacije bilježe i obrađuju u skladu sa standardnim postupcima.
Obrada dostavljenih podataka neće biti temelj za automatsko donošenje odluka, uključujući izradu profila.
Pravna osnova za obradu su Uredba br.883/2013, Uredba br.2185/96 i Uredba br.2988/95, u skladu s člankom5. stavkom1. točkom(a) Uredbe (EU) 2018/1725.
OLAF prikuplja podatke koje korisnici sustava dobrovoljno unose u upitnik i polje za slobodan unos teksta. Ako se korisnik odluči registrirati za daljnju komunikaciju, OLAF prikuplja dodatne informacije dostavljene u naknadnoj komunikaciji OLAF-a s korisnikom. Te se informacije pohranjuju na posebnom poslužitelju i upotrebljavaju kao izvor obavještajnih podataka/dokaza.
OLAF prikuplja i sljedeće informacije o korisnicima sustava: datum i vrijeme poruke, odabrani jezik, sadržaj poruke koji može uključivati njihove osobne podatke.
Pristup podacima ima odgovorno osoblje odjelâ OLAF.C.1. (QAT), 0.1. te direktoratâ A i B. Uz to, informacije koje nisu u nadležnosti OLAF-a, koje nisu dostatne da bi se opravdalo OLAF-ovo otvaranje istrage ili koordinacijskog predmeta ili koje nisu u okviru prioriteta istražne politike OLAF-a mogu se proslijediti relevantnim službama u institucijama, tijelima, uredima i agencijama EU-a i relevantnim tijelima za borbu protiv prijevara u državama članicama.
Radi zaštite vaših osobnih podataka uspostavljen je niz tehničkih i organizacijskih mjera. Tehničke mjere uključuju odgovarajuće aktivnosti za osiguranje sigurnosti na internetu, ublažavanje rizika od gubitka podataka, sprečavanje izmjene podataka ili neovlaštenog pristupa podacima, uzimajući u obzir rizik pri obradi i prirodu podataka koji se obrađuju. Organizacijske mjere uključuju ograničavanje pristupa podacima na ovlaštene osobe s opravdanom potrebom za svrhe ovog postupka obrade.
Vaši osobni podaci mogu se zadržati u dokumentima OLAF-a, koji se pohranjuju najdulje na 15 godina nakon odbacivanja postupka, ili nakon zatvaranja postupka u slučaju kad se pokrene istraga ili koordinacijski predmet.
Neprimjerene i besmislene poruke odmah se brišu.
Imate pravo zatražiti pristup svojim osobnim podacima, njihovo ispravljanje ili brisanje, ili ograničenje njihove obrade. Imate i pravo prigovora na obradu svojih podataka.
Zahtjeve za bilo koju od tih radnji podnosite voditelju obrade (OLAF-FMB-DATA-PROTECTION@ec.europa.eu). Ako želite ostvariti svoja prava u pogledu posebnih postupaka obrade ili dokumenata, opišite ih i navedite referentne oznake u svojem zahtjevu.
Mogu se primjenjivati iznimke i ograničenja na temelju Uredbe (EU) 2018/1725 i relevantnih odluka Komisije.
Možete se obratiti službeniku OLAF-a za zaštitu podataka (OLAF-FMB-DPO@ec.europa.eu) za pitanja povezana s obradom vaših osobnih podataka na temelju Uredbe (EU) 2018/1725.
Imate se pravo obratiti Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (edps@edps.europa.eu) ako smatrate da su tijekom OLAF-ove obrade vaših osobnih podataka prekršena vaša prava iz Uredbe (EU) 2018/1725.