Le système de notification des fraudes (SNF) est un système d’information en ligne mis à la disposition du public pour lui permettre de communiquer à l’OLAF des informations susceptibles d’être utiles pour la lutte contre la fraude, la corruption et toute autre activité illégale portant préjudice aux intérêts financiers et d’autre nature de l’Union européenne. Tous les messages sont enregistrés par le personnel administratif de l'équipe d'assurance qualité de l'unité OLAF.C.1. Certains sont analysés par les sélectionneurs de l'unité OLAF.0.1 et d'autres sont étudiés plus précisément par les enquêteurs des directions opérationnelles OLAF.A et OLAF.B. Les informations utiles sont consignées et traitées conformément aux procédures courantes.
Le traitement des données fournies ne servira pas dans le cadre d’une prise de décision automatisée, telle que le profilage.
La base juridique de ce traitement est le règlement (CE) n°883/2013, le règlement (CE) n°2185/96 et le règlement (CE) n° 2988/95, conformément à l’article 5, paragraphe 1, point a), du règlement (UE) 2018/1725.
L’OLAF recueille des informations communiquées volontairement par les utilisateurs du système au moyen d’un questionnaire, qui comporte une zone de texte libre. Si l’utilisateur choisit de s’engager dans un processus de communication, l’OLAF recueille les nouvelles informations transmises dans le cadre de toutes les communications ultérieures entre l’OLAF et l’utilisateur. Ces informations sont enregistrées sur un serveur spécifique et utilisées comme source de renseignements/preuves.
L’OLAF recueille également les informations suivantes en ce qui concerne les utilisateurs du système: date et heure du message, langue choisie et contenu du message, qui peut inclure des données à caractère personnel.
Le personnel responsable des unités OLAF.C.1 (équipe d'assurance qualité) et 0.1 et des directions A et B dispose de cet accès. De plus, les informations qui ne relèvent pas de la compétence de l’OLAF, qui ne sont pas suffisantes pour justifier l’ouverture d’une enquête ou d’un dossier de coordination par l’OLAF ou qui n’entrent pas dans le cadre des priorités stratégiques d’enquête de l’OLAF peuvent être transmises aux services compétents des institutions, organes, agences et organismes de l’Union ainsi qu’aux autorités des États membres chargées de la lutte contre la fraude.
Plusieurs mesures techniques et organisationnelles ont été mises en place afin de protéger vos données à caractère personnel. Les mesures techniques comprennent des actions appropriées visant à assurer la sécurité en ligne et à atténuer les risques de perte de données, de modification des données ou d'accès non autorisé, en tenant compte du risque posé par le traitement et de la nature des données traitées. Les mesures organisationnelles comprennent la limitation de l’accès aux données aux personnes autorisées ayant un intérêt légitime à les connaître aux fins de cette opération de traitement.
Vos données à caractère personnel peuvent être conservées dans les dossiers de l’OLAF, qui sont stockés pendant une durée maximale de 15 ans après le rejet du dossier ou, en cas d’ouverture d'une enquête ou d'un dossier de coordination, après la clôture de la procédure.
Les messages inappropriés et inutiles sont supprimés immédiatement.
Vous avez le droit de demander l’accès à vos données à caractère personnel, la rectification ou l'effacement de ces données, ou la limitation du traitement de celles-ci. Vous avez également le droit de vous opposer à leur traitement.
Toute demande visant à exercer l’un de ces droits doit être adressée au responsable du traitement (OLAF-FMB-DATA-PROTECTION@ec.europa.eu). Si vous souhaitez faire valoir vos droits dans le contexte d’une ou de plusieurs opérations de traitement ou de dossiers spécifiques, veuillez décrire ces opérations ou dossiers et indiquer leurs références dans votre demande.
Des exceptions et restrictions fondées sur le règlement(UE)2018/1725 et sur les décisions pertinentes de la Commission peuvent s'appliquer.
Vous pouvez prendre contact avec le délégué à la protection des données de l’OLAF (OLAF-FMB-DPO@ec.europa.eu) au sujet de questions relatives au traitement de vos données à caractère personnel au titre du règlement (UE) 2018/1725.
Vous avez le droit de saisir le Contrôleur européen de la protection des données (edps@edps.europa.eu) si vous estimez que les droits qui vous sont reconnus par le règlement (UE)2018/1725 ont été violés à la suite du traitement de vos données à caractère personnel effectué par l’OLAF.