Verkkopohjaisen petosilmoitusjärjestelmän (FNS) avulla kansalaiset voivat toimittaa Euroopan petostentorjuntavirastolle (OLAF) tietoja, jotka voivat auttaa petosten, korruption ja muun EU:n taloudellisia tai muita etuja vahingoittavan laittoman toiminnan torjunnassa. OLAFin C.1-yksikön laadunvarmistusryhmän (QAT) hallintohenkilöstö kirjaa kaikki saapuvat viestit. Osan niistä analysoivat tutkittavien tapausten valinnasta vastaavat OLAFin 0.1-yksikön työntekijät, ja osa siirretään OLAFin operatiivisten tutkimuslinjojen (A ja B) tarkempaan käsittelyyn. Olennaiset tiedot kirjataan ja käsitellään vakiomenettelyjen mukaisesti.
Käsiteltäviä tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon eikä profilointiin.
Tietojenkäsittelyn oikeusperustana ovat asetus 883/2013, asetus 2185/96 ja asetus 2988/95 asetuksen (EU) 2018/1725 5 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti.
OLAF kerää tietoja, jotka FNS-järjestelmän käyttäjät vapaaehtoisesti toimittavat ilmoituslomakkeella. Lomakkeessa voi antaa myös vapaamuotoisia kommentteja. Jos käyttäjä rekisteröityy yhteydenpitoa varten, OLAF kerää lisäksi tietoja, joita se saa lomakkeen toimittamisen jälkeen käyttäjän kanssa tapahtuvassa yhteydenpidossa. Nämä tiedot tallennetaan erilliselle palvelimelle, ja niitä käytetään tutkinnan tietolähteinä/todisteina.
OLAF ottaa talteen myös seuraavat tiedot järjestelmän käyttäjistä: viestin päiväys ja aika, valittu kieli ja viestin sisältö, johon voi kuulua käyttäjien henkilötietoja.
Tietoihin voi tutustua asiasta vastaava OLAFin C.1-yksikön laadunvarmistusryhmän (QAT), 0.1-yksikön ja A- ja B-linjojen henkilöstö. Lisäksi tietoja, jotka eivät kuulu OLAFin toimivaltuuksien piiriin, jotka eivät yksin oikeuta OLAFin tutkinnan tai koordinointitoimen käynnistämistä tai jotka eivät kuulu OLAFin tutkimuspolitiikan painopistealueisiin, voidaan luovuttaa asiaan kuuluville EU:n toimielinten, muiden elinten ja virastojen yksiköille ja EU:n jäsenvaltioiden petostentorjuntaviranomaisille.
Henkilötiedot suojataan useilla teknisillä ja hallinnollisilla toimenpiteillä. Teknisten toimenpiteiden tarkoituksena on varmistaa verkkoturvallisuus ja ehkäistä tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riski. Toimenpiteissä otetaan huomioon tietojen käsittelystä aiheutuvat riskit ja käsiteltävien tietojen luonne. Hallinnollisilla toimenpiteillä varmistetaan, että pääsy tietoihin on vain valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada tiedot käsittelyä varten.
Henkilötietojasi voidaan tallentaa OLAFin tiedostoihin, joita säilytetään enintään 15 vuotta tutkimatta jättämistä koskevan päätöksen jälkeen tai, jos tutkimus tai koordinointitoimi käynnistettiin, sellaisen päättymisen jälkeen.
Asiattomat ja turhat viestit poistetaan välittömästi.
Sinulla on oikeus pyytää pääsyä henkilötietoihisi sekä oikeus pyytää niiden oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista. Voit myös vastustaa niiden käsittelyä.
Näiden oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt esitetään rekisterinpitäjälle (OLAF-FMB-DATA-PROTECTION@ec.europa.eu). Selosta pyynnössäsi, mistä käsittelytoimista tai asiakirjoista on kyse, ja esitä asiaa koskevat viitteet.
Oikeuksien käyttämiseen voidaan soveltaa poikkeuksia ja rajoituksia asetuksen (EU) 2018/1725 ja asiaa koskevien komission päätösten perusteella.
Asioissa, jotka koskevat henkilötietojen käsittelyä asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti, voi ottaa yhteyttä OLAFin tietosuojavastaavaan (OLAF-FMB-DPO@ec.europa.eu).
Sinulla on oikeus kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen (edps@edps.europa.eu), jos katsot, että henkilötietojesi käsittely OLAFissa on johtanut asetuksen (EY) N:o 2018/1725 mukaisten oikeuksiesi loukkaamiseen.