Το «Σύστημα κοινοποίησης απάτης» (FNS) τίθεται στη διάθεση του κοινού ως ένα διαδικτυακό σύστημα υποβολής στην OLAF πληροφοριών οι οποίες μπορεί να είναι σημαντικές για την καταπολέμηση της απάτης, της διαφθοράς και κάθε άλλης παράνομης δραστηριότητας που πλήττει τα οικονομικά και λοιπά συμφέροντα της ΕΕ. Όλα τα μηνύματα καταγράφονται από το διοικητικό προσωπικό της ομάδας διασφάλισης της ποιότητας (QAT) της μονάδας OLAF.C.1, ορισμένα από αυτά αναλύονται από αρμοδίους επιλογής στην OLAF 0.1 και άλλα υποβάλλονται σε περαιτέρω επεξεργασία από τους ελεγκτές των επιχειρησιακών διευθύνσεων OLAF A και OLAF B. Οι πληροφορίες που κρίνονται σημαντικές καταγράφονται και υποβάλλονται σε επεξεργασία σύμφωνα με τυποποιημένες διαδικασίες.
Η επεξεργασία των δεδομένων που υποβάλλονται δεν χρησιμοποιείται για αυτοματοποιημένη διαδικασία λήψης αποφάσεων, συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ.
Η νομική βάση για την εν λόγω επεξεργασία είναι ο κανονισμός 883/2013, ο κανονισμός 2185/96 και ο κανονισμός 2988/95, σύμφωνα με το άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο α) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725.
Η OLAF συλλέγει τις πληροφορίες που παρέχονται οικειοθελώς από χρήστες του συστήματος σε ένα ερωτηματολόγιο, το οποίο περιλαμβάνει και ένα πεδίο ελεύθερου κειμένου. Εάν ο χρήστης επιλέξει να εγγραφεί για περαιτέρω επικοινωνία, η OLAF συλλέγει τις περαιτέρω πληροφορίες που διαβιβάζονται σε κάθε επακόλουθη επικοινωνία μεταξύ της OLAF και του χρήστη. Οι πληροφορίες αυτές καταχωρίζονται σε έναν ειδικό εξυπηρετητή, και χρησιμοποιούνται ως πηγή αποδεικτικών στοιχείων.
Η OLAF συγκεντρώνει επίσης τις παρακάτω πληροφορίες για τους χρήστες του συστήματος: ημερομηνία και χρόνο του μηνύματος, γλώσσα που έχουν επιλέξει, περιεχόμενο του μηνύματος που μπορεί να περιλαμβάνει τα προσωπικά τους δεδομένα.
Πρόσβαση έχει το αρμόδιο προσωπικό της OLAF C.1. (QAT), 0.1 και A & B. Επιπλέον, πληροφορίες οι οποίες δεν εμπίπτουν στην αρμοδιότητα της OLAF, δεν αρκούν για να δικαιολογήσουν την ανάληψη έρευνας ή υπόθεσης συντονισμού από την OLAF ή δεν εμπίπτουν στις προτεραιότητες της πολιτικής ερευνών της OLAF (IPP) μπορούν να διαβιβάζονται στις αρμόδιες υπηρεσίες των θεσμικών οργάνων, των φορέων, των υπηρεσιών και των οργανισμών της ΕΕ, καθώς και στις αρμόδιες αρχές των κρατών μελών.
Για να προστατεύουμε τα προσωπικά σας δεδομένα έχουμε λάβει ορισμένα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα. Τα τεχνικά μέτρα περιλαμβάνουν κατάλληλες δράσεις για την ασφάλεια στο διαδίκτυο και την αντιμετώπιση του κινδύνου απώλειας δεδομένων, αλλοίωσης δεδομένων ή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης, λαμβανομένου υπόψη του κινδύνου που ενέχει τόσο η επεξεργασία όσο και η φύση των δεδομένων που υπόκεινται σε επεξεργασία. Τα οργανωτικά μέτρα περιλαμβάνουν τον περιορισμό της πρόσβασης στα δεδομένα σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα τα οποία απαιτείται να τα γνωρίζουν για την εκτέλεση της επεξεργασίας.
Τα προσωπικά σας δεδομένα μπορεί να φυλαχθούν στα αρχεία της OLAF, τα οποία διατηρούνται για μέγιστο χρονικό διάστημα 15 ετών μετά την απόρριψη ή, σε περίπτωση ανάληψης έρευνας ή υπόθεσης συντονισμού, μετά το κλείσιμό της.
Άσχετα και άσκοπα μηνύματα διαγράφονται αμέσως.
Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε πρόσβαση στα προσωπικά σας δεδομένα, διόρθωση ή διαγραφή των δεδομένων ή περιορισμό της επεξεργασίας τους. Έχετε επίσης το δικαίωμα να αρνηθείτε την επεξεργασία των δεδομένων σας.
Κάθε αίτηση για άσκηση ενός από τα δικαιώματα αυτά πρέπει να απευθύνεται στον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων (OLAF-FMB-DATA-PROTECTION@ec.europa.eu). Σε περίπτωση που επιθυμείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας στο πλαίσιο μιας ή περισσότερων συγκεκριμένων πράξεων επεξεργασίας ή αρχείων, παρακαλείσθε να παράσχετε την περιγραφή και τα στοιχεία αναφοράς στην αίτησή σας.
Μπορούν να εφαρμόζονται εξαιρέσεις και περιορισμοί βάσει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725 και των σχετικών αποφάσεων της Επιτροπής.
Μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων της OLAF (OLAF-FMB-DPO@ec.europa.eu) για θέματα σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων δυνάμει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725.
Έχετε το δικαίωμα να προσφύγετε στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων (edps@edps.europa.eu) σε περίπτωση που θεωρείτε ότι τα δικαιώματά σας βάσει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725 έχουν παραβιαστεί λόγω της επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων από την OLAF.