Bedragerianmeldelsessystemet (FNS) er offentligt tilgængeligt som et webbaseret informationssystem, der kan bruges til at indsende information til OLAF, som kan være relevant i forbindelse med bekæmpelse af bedrageri, korruption og enhver anden ulovlig aktivitet, som påvirker EU's finansielle og andre interesser. Alle modtagne beskeder registreres af administrativt personale i kvalitetssikringsteamet (QAT) i OLAF's kontor C.1. Nogle af beskederne analyseres desuden af medarbejdere med ansvar for udvælgelse i kontor 0.1, og nogle af dem undersøges nærmere af efterforskere fra de operationelle direktorater OLAF.A og OLAF.B. Relevante oplysninger noteres og behandles i henhold til OLAF's standardprocedurer.
Behandlingen af de indsendte data bruges hverken til automatisk beslutningstagning eller til profilering.
Retsgrundlaget for denne behandling er forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 og forordning (EF, Euratom) nr. 2988/95 i overensstemmelse med artikel 5, stk. 1, litra a) i forordning (EU) 2018/1725.
OLAF indsamler oplysninger, som frivilligt indsendes af systemets brugere i et spørgeskema, som også indeholder et felt til fri tekst. Hvis brugeren vælger at registrere sig for at kunne kommunikere med OLAF, indsamler OLAF de yderligere oplysninger, som sendes i den efterfølgende korrespondance mellem OLAF og brugeren. Disse oplysninger registreres på en særlig server og bruges som en efterretningskilde/beviskilde.
OLAF indsamler også følgende oplysninger om systemets brugere: dato og tidspunkt for beskeden, det valgte sprog og beskedens indhold, som kan omfatte personoplysninger.
De ansvarlige ansatte i OLAF's kontor C.1 (QAT), kontor 0.1 og direktorat A og B har adgang til oplysningerne. Desuden kan informationer, som ikke hører ind under OLAF's kompetenceområde, som ikke er tilstrækkelige til, at OLAF kan indlede en undersøgelse eller koordineringssag, eller som ikke hører ind under OLAF's strategiske prioriteringer for undersøgelsespolitikken, videregives til de relevante tjenestegrene i EU's institutioner, organer, kontorer og agenturer og til de myndigheder, der bekæmper bedrageri i medlemslandene.
For at vi kan beskytte personoplysninger, er der fastlagt en række tekniske og organisatoriske forholdsregler. Blandt de tekniske forholdsregler kan nævnes målrettede initiativer, der vedrører onlinesikkerhed, risiko for datatab, ændring af data eller uautoriseret adgang under hensyntagen til risikoen ved behandlingen og de behandlede datas natur. De organisatoriske forholdsregler betyder, at adgangen til data er forbeholdt autoriserede personer, som har et legitimt behov for at kende til dem for at kunne behandle dem.
Dine personoplysninger kan opbevares i OLAF's filer, som opbevares i højst 15 år, efter en sag er blevet afvist, eller den er lukket, hvis der blev indledt en undersøgelse eller koordinationssag.
Overflødige og meningsløse beskeder slettes med det samme.
Du har ret til at søge om adgang til og berigtigelse, sletning eller begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger. Du har også ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger.
Hvis du vil gøre brug af en af disse rettigheder, skal du henvende dig til den registeransvarlige (OLAF- FMB-DATA-PROTECTION@ec.europa.eu). Hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i forbindelse med en eller flere konkrete behandlinger eller filer, beder vi dig give en beskrivelse og angive reference(r) i din henvendelse.
Der kan gælde undtagelser og begrænsninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725 og de relevante afgørelser fra Kommissionen.
Du kan kontakte OLAF's databeskyttelsesansvarlige (OLAF-FMB-DPO@ec.europa.eu) om spørgsmål i forbindelse med behandling af dine personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725.
Du har ret til at klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (edps@edps.europa.eu), hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet overtrådt som følge af OLAF's behandling af dine personoplysninger.